在家上班、远程办公必备--高效协作软件和效率工具推荐

写在前面

目前全民抗击疫情，各地政府也对相关企事业单位、中小学校做出了年后推迟开工开学的决定。这说明，避免人群聚集、切断传播路径、自我隔离防护，是最佳选择。

国家鼓励企业组织开展在线远程办公。顺应当前局势，各大办公软件平台，把公益和营销结合，也纷纷推出了远程办公版本。

本文分两部分：

关于远程办公的一些观念讨论

分享值得收藏的远程协作软件和效率工具。

远程办公带来的观念变化

远程办公就是电脑、手机+网络吗？远程办公的优势在哪里？要实现远程协作，需要哪些准备和改变？

在移动互联网极度发达的今天，远程办公的硬件条件不难达到，反而是思想观念上的转变和协作流程上的约定尤为重要。

简单谈几点：

远程办公的痛点：集中办公的优点是面对面沟通、即刻响应与反馈、同事间的社交氛围；远程办公省去了通勤的奔波、传染的隐忧，但成员在各自家中，如何保持效率和生产力呢？

如何把工作和生活分开？在家上班模糊了工作和生活的界限，再加上一些同事自制力差或不够职业化，把个人家事优先于工作；或者情况反过来，团队领导把工作视为最优先，过多地占用了员工的私人时间，引起成员的抵触或反弹，就会出现消极怠工、不及时回应各种通知或呼叫，拉低团队整体效率或拖慢项目进度。

团队的共同约定：针对以上问题，有必要对远程办公的时间（如把工作时间段定为朝九晚五）、不同任务优先级下采用的联络方式（电话、IM软件、email等）、对各项通知和任务的反馈时效等，在团队内部事先做好约定。没有流程和约定，远程协作只能是一句空话。

本地文件化身云端：传统的办公流程中，文件在不同岗位间的流转是业务运转的常态。在远程办公时，很多组织和个人便继续沿用这种习惯本地文件处理方式。比如收集员工健康日报表的流程是，编写一个空白的表格模板，发到工作群中；各部门再转发到各自的工作群中，要求大家填写、发到部门表格汇总者那里，后者复制粘贴辛辛苦苦汇总完、上交；到公司汇总者那里，又经过复制粘贴、汇总审核，发现有问题的，再打回重填。整个过程包含了无数次的发送接收、上传下载，机械重复繁杂低效、还易出错，各级汇总人苦不堪言。这就说明必须转变观念，将本地文件云端化【参见2.3、2.6】。

远程协作三要素：想实现高效、顺畅的协同办公，全体成员都需要时刻了解三个要素--To do（需要我做什么）、Doing（大家都正在做什么）、Done（已经完成了什么）。所以在选择远程办公平台时，优先考虑能直观表达三要素的工具【参见本文2.1】。

协同办公的通信成本：这里的成本不是指话费流量费等狭义的语音网络通信费用。而是指团队内部成员之间交换信息所花费的时间成本。如：当A和B需要直接交流时，都要各自放下手头的工作来进行沟通，那么这些暂时搁置造成的延后就是通信成本；参与交流的成员越多，通信成本越大；所以管理上有一个结论就是：向一个已经延误的项目追加人手，会造成更大的延误。说的就是这个原理。

创建团队知识库：在工作中有大量的信息需要在成员之间共享，像是各种流程规范、文档模板、技术支持信息、问题解答等等。在传统办公环境下，人们已习惯当面索要上述信息，这样就打断了别人当前的工作；创建内部共享的知识库，可以大大降低上一条所述的通信成本【参见2.2】。

引入文件同步概念：在办公上有一个最远文件定律（作者Lifeisgood提出的），最急需的文件总是离你最远--下班回到家，领导或同事着急向你索取一个文件，你却鞭长莫及，无法从办公电脑上得到它，还有些耍小聪明的人会以此为由推脱掉工作任务。要解决这个痛点，文件同步就是一个好办法，它是在每一台设备上保存一份相同的拷贝，当文件被改变时，会通过云端自动同步到所有登录相同账号的终端上。这就保证了时时处处都能找到所有的工作文档【参见2.4、2.6】。

关于即时通信软件：不少机构和个人心目中理想的远程办公就是用聊天软件建一个群来进行工作上的协作。比如发个通知、传个文件什么的。殊不知，这其实是一种非常低效的沟通方式，原因是：各种IM软件天生不具备生产力工具的基因；加入的群太多，造成信息过载，反而使很多成员不胜其烦；很多人不会正确使用工作群，在群里随意聊天产生了大量的噪音，淹没了有价值的信息；各种聊天软件的研发，本意是为了大量占用你的时间，而不是为了帮你节约时间。所以聊天软件，只适合群发一下通知，或者语音视频沟通一些简单的事情，不宜当作主力工具【参见2.5、2.7】。

值得收藏的远程协作软件

2.1 Trello：团队协作 项目进度 一手掌握

根据多年的经验和体会，Trello是非常适合用作团队生产力工具的。

Trello以二维平面的形式来组织信息，所有团队的资料和文档井井有条，访问效率高。

采用了看板的信息表达方式，直观、简单、友好。

能很好地将团队、成员、项目、动态等各方面的重要信息进行关联，便于追踪和管理。

专门为团队协同、高效工作而设计，定位于为团队搭建高效生产力环境。

不会产生噪音，也不易造成信息过载，让你排除干扰，专注工作。

确保功能强大的同时，构成元素少而简单，学习成本低，容易入门，操作方便，让人乐于使用。

支持PC、iOS、Android等主流系统平台，不限制同时安装、登录的终端数量，能够方便地跨平台使用。

男人的生产力工具 篇四十三：早点装上它，TNT就不会黄了—团队生产力工具Trello教程（入门篇）小编注：想获得更多专属福利吗？金币加成、尊享众测、专属勋章、达人福利任务你想要吗？如果想要，赶紧来申请认证站内生活家！猛击此链接团队协同的痛点以下场景相信大家都经常遇到灵光乍现-你是一位设计师，苦思冥想，绞尽脑汁刚找到一点灵感正要画下来时，一位马大哈同事拿着一个u盘临时找你要一份文件，花时间来回翻找Lifeisgood| 赞161 评论234 收藏1k查看详情

男人的生产力工具 篇四十四：学会Trello，月薪三万不用愁—团队生产力工具Trello中级教程（一）小编注：想获得更多专属福利吗？金币加成、尊享众测、专属勋章、达人福利任务你想要吗？如果想要，赶紧来申请认证站内生活家！猛击此链接上期回顾在《早点装上它，TNT就不会黄了--团队生产力工具Trello教程（入门篇）》中，通过步步深入的探索和实践，你学会了创建第一个团队、第一个看板、第一个列表和第一张卡Lifeisgood| 赞95 评论171 收藏942查看详情我已在张大妈发布了Trello的系列原创教程，想快速入门、深入学习的朋友，请点击上面卡片。

2.2 印象笔记（Evernote）：个人和团队知识库的最佳选择

印象笔记（Evernote）在全世界拥有数以亿计的用户群，在咨询、资产管理、制造、软件、IT、零售业等各行各业，被不同规模的大中小型企业所采用，团队和个人用户中涵盖了高管、白领、家庭主妇、学生等各类群体。其理念是智能工作、有序生活、记录一切。它是当之无愧的全球顶级知识管理类智能生产力工具。

Evernote其实是国际版的名称，在中国发行的版本官方命名为印象笔记，服务器在国内。两者使用上区别不大，以下为叙述方便，不做严格区分。

个人要想用好印象笔记，我的建议是：

一定要在移动设备上使用（智能手机、平板电脑）；移动终端是随身携带的，保证随时随地使用印象笔记，才能充分体会到效率的提升。

要把它当成牙刷式的产品来使用：即像牙刷那样，人人都离不了，天天都要刷，每天至少刷两到三次。

印象笔记的组织层次是笔记本组-笔记本-笔记。对团队用户，可以创建团队共享的笔记本，其中的知识条目（笔记）可以供全体成员共享，大家都可以创建、编辑、搜索、查看。所以，印象笔记最适合用来创建、管理个人和团队知识库。

男人的生产力工具 篇二十五：工作添智能、生活倍轻松：印象笔记最佳实践五则(16-20)本篇内容来自#全民分享季#第三季活动，本周选题#分享你的生活记录#，共同瓜分5000金币！拿紫米移动电源，抽取最新款iPad！快来参与吧~.>戳我了解Lifeisgood| 赞281 评论195 收藏3k查看详情有关印象笔记的最佳实践，参见上面卡片。

2.3 石墨文档：云端协同 高效办公

云端Office一词说明了石墨文档的基本单位是在线文档，定位是：文档实时协同、知识沉淀管理、数据安全可控。用在线文档颠覆传统的本地文档，一举解决上述阻碍协同办公的痛点。

只需登录同一账号，就可以在各个平台上继续自己的工作。比如在办公室编写文档后，在开会或通勤路上，用移动端继续查看、编辑或与同事沟通讨论。这样可以充分利用碎片时间，提高协作效率。

从官网的介绍中，我们也能感受到石墨文档的特点：

实时协作：多人/多平台，毫秒级同步响应。

实时保存：文档/表格实时保存在云端，即写即存。

轻松分享：添加协作者，邀请小伙伴来一起协作。被邀请的协作者可以进行只读、编辑、评论等不同权限的操作。

划词评论：针对文档的某处细节即时讨论，告别Email+IM的低效时代。

还原历史：所有的编辑历史都将自动保存，随时追溯查看，还可一键还原到任一历史版本。再也不用担心文档被误删误改了。

疫情期间，石墨文档个人版账户将会自动升级为远程办公版，新老用户均可免费使用。

男人的生产力工具 篇一百四十：云端协同 高效办公：团队效率神器-石墨文档你的团队是时候迁移到云端了想象一下，下列场景你是否经常遇到？场景1--最急需的文件总是离你最远：临近下班，你在办公电脑保存了文档，拷贝到U盘上，想带回去晚上修改润色。可回到家才发现，匆匆忙忙地把U盘落在办公桌上了。又或是领导同事着急向你索取一个文件，你却鞭长莫及，无法从电脑上得到它。场景2--历史版Lifeisgood| 赞11 评论28 收藏171查看详情石墨文档的详细教程，请参看上面卡片。

2.4 Dropbox：最好的文件同步工具

这是世界上最好的文件同步工具。虽然我买了很多台群晖NAS服务器，但并不妨碍我对Dropbox给出最高的评价。个人的重要文档和资料，都是同时在Dropbox和群晖NAS中进行同步的。

Dropbox有一些让高级用户不满的特点，如：只同步一个名为dropbox的文件夹、免费的空间只有2GB等等。但在同类产品中，也只有Dropbox提供了安全、可靠、稳定的文件同步服务，并且能够保存文件的历史版本，妈妈再也不怕我乱删乱改文档啦。

在文件同步市场站稳脚跟后，Dropbox一直致力进军协同办公市场，比如Dropbox Paper就是尝试之一。

2019年9月25日，Dropbox又推出了Dropbox Spaces（工作空间）以及新的桌面应用。

这是一个有效地围绕共享文件构建的中心。

现在，你可以：

为每一个文件夹/文件添加说明描述；

可以将其星标或者置顶，方便快捷访问；

能够与朋友或团队成员一起对文件夹或文件进行讨论聊天；

可以查看与特定团队成员共享或协作的所有内容，诸如Slack，Zoom和Trello之类的工具都可以集成到Dropbox Space中，从而允许您加入Zoom Meeting或在Dropbox空间中将内容添加到Trello卡中；

可以将云文件(如您的Google Docs或Office 365帐户中的文件)带入Dropbox Spaces。

男人的生产力工具 篇六：将同步进行到底：教你轻松搭建Dropbox与群晖双同步环境前言男人的生产力工具篇三：一步一步教你用群晖搭建安全高效省心的同步环境男人的生产力工具篇三：一步一步教你用群晖搭建安全高效省心的同步环...#2017剁手回忆录#群晖、博世和Wacom：男人的装备集#2017剁手回忆录#群晖、博世和Waco...Lifeisgood| 赞38 评论56 收藏405查看详情利用Dropbox创建同步环境，可参考上面卡片。

2.5 Quip：想替代办公软件的远程协作平台

Quip的官网点这里。quip.com

Quip 将一个易于使用的文档编辑器与类似于短信的消息传送功能融为一体。您可以与他人开启会话，创建文档，并进行协同编辑——每个参与者都能看到同样的文本，并对其进行实时编辑。您也可以创建私人文档，对其进行一段时间的处理，然后在完成后，将其与他人共享。

对国人来说，Quip有点颠覆我们的工作习惯，我们可以理解为：它将在线文档处理和即时消息集于一体，是一个比较超前的远程协作平台。

使用Quip的体验是很奇妙的，因为你能看到同伴输入消息、编辑修改文档的动态过程。有点像被Google关闭的Wave那个项目。

Quip是跨平台的，无论计算机、智能手机、平板电脑都可以使用。在计算机上，无需安装客户端，只要访问其官网，即可开始使用。

Quip使用上很简单，除了私有、共享等权限设置，对会上网会打字的朋友几乎没啥要学的新概念。

我大约从2015年开始使用Quip，对于团队内部协作或者个人用作生产力平台都是很合适的。

2.6 群晖Drive：私有的云端协作平台

在群晖的众多原生套件中，Synology Drive（群晖Drive）是一个低调而重要的生产力工具。在2018群晖发布会上，群晖推出了整合文档管理、同步备份、协同办公三大功能的套件Synology Drive，可以简单地理解为将Cloud Station Server和Synology Office等众多办公套件集成在了一起（Synology Office 实现文档、电子表格和幻灯片的在线编辑）。从此，Synology Drive就成了团队协同的统一入口。

从企业用户视角来看，Drive的应用场景有：

数据备份：是保证数据资产安全的基础手段。

男人的生产力工具 篇十四：3-2-1法则：手把手教你建立安全的数据备份系统世界备份日刚刚过去的3月31日，是世界备份日，意在普及对备份的认识，倡导对数据安全的重视。及时备份数据，不要到明天成为愚人节傻瓜，成了推广备份日的口号。你的数据安全吗？每个家庭都有很多记录了父母孩子美好时光的重要照片、视频和文件，该怎样存储和保护？面对硬件故障或操作失误可能造成的数据丢失，小团队的工Lifeisgood| 赞454 评论519 收藏5k查看详情文件同步：无缝衔接工作流、实现任意地点任意设备移动办公。

男人的生产力工具 篇三：一步一步教你用群晖搭建安全高效省心的同步环境#2017剁手回忆录#群晖、博世和Wacom：男人的装备集#2017剁手回忆录#群晖、博世和Wacom：男人的装备集...小编注：文章来自#2017剁手回忆录#征稿活动，不会写装修？不会写选购攻略？不！存！在！只要你能写你就来，再放大招...Lifeisgood| 赞534 评论525 收藏5k查看详情协同办公：文档从本地迁移到云端，才能真正实现整个团队在群晖私有云协同办公。

男人的生产力工具 篇一百一十：云端协同 高效办公：群晖Drive助你早日当上CEO（一）群晖Drive打造云端生产力平台在《群晖NAS非官方入门手册》（2018珍藏版）中，我们回顾了群晖NAS的选购、开箱、初始化、家庭影音系统的搭建、用两步验证建立安全的私有云系统、数据的备份与同步、如何管理和使用群晖NAS中的文件资源等群晖NAS的方方面面。在2018年，除了应用于家庭影音娱乐、照片存Lifeisgood| 赞119 评论148 收藏1k查看详情内部文档和业务数据，是企业最核心的信息资产。很多注重信息安全和隐私的企业是不会轻易放在公共云平台上的。所以这里特推荐采用群晖Drive来搭建内部协同环境。

男人的生产力工具 篇一百五十二：群晖Drive 2.0新版发布，一篇看尽所有亮点在群晖的众多原生套件中，SynologyDrive（群晖Drive）是一个低调而重要的生产力工具。在2018群晖发布会上，群晖推出了整合文档管理、同步备份、协同办公三大功能的套件SynologyDrive，可以简单地理解为将CloudStationServer和SynologyOffice等众多办公Lifeisgood| 赞272 评论390 收藏3k查看详情

男人的生产力工具 篇一百七十四：群晖Drive2.0按需同步权威指南按需同步简介在群晖的众多原生套件中，SynologyDrive（群晖Drive）是一个低调而重要的生产力工具。在2018群晖发布会上，群晖推出了整合文档管理、同步备份、协同办公三大功能的套件SynologyDrive，可以简单地理解为将CloudStationServer和SynologyOfficLifeisgood| 赞108 评论126 收藏1k查看详情最新群晖Drive2.0的权威教程，参见上面卡片。

2.7 Slack：消除噪音、专注协作

还记得前述聊天软件拖慢整个团队沟通效率的痛点吗？Slack是专攻团队内部沟通的通信工具。它采用：聊天群组 + 大规模工具集成 + 文件整合 + 统一搜索四大功能，帮团队打造了一条流畅的消息总线，弥补了团队协作中的沟通断层。

Slack的特色有：

团队内可创建多个公开的频道：与聊天软件只能创建他人不可见的封闭群相比，这个优点，既能让信息分流，又能让团队成员可以及时关注自己感兴趣或者相关的频道，降低了团队内沟通的成本。

云端存储，搜索回溯：所有的聊天记录保存在云端，不会因为客户端变化而丢失信息。免费版用户可以搜索、追溯最近的10000条信息；而且每个新加入的成员，都可以回溯每个频道之前的历史信息，及时跟进项目进度。这个对办公场景非常重要，比如讨论进行了一半要拉人进来，就不需要把上下文再复述一遍了。

信息共享，任务指派：由于频道是对团队内成员公开，全体成员都能了解各种意见、进度和资料。Slack可以在消息中指明对象，用来指派任务，让各成员追踪与自己有关的信息和讨论。

强大的第三方工具集成：Slack是开放的平台，能够与前述的Trello、Dropbox等工具集成，方便用户定制个性化的生产力平台。

聊天软件只适合打发时间，团队协作、远程办公还是要交给Slack这样的专业工具。

后记

本文介绍的各种远程协作工具，都是作者长期使用的效率神器。在家上班、远程办公，需要每个成员改变自己的旧有观念，也需要精心选择合适的平台和工具，人和人、人和工具之间，都需要磨合。愿大家协同努力，平安度过这段特殊时期。

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